[Hello CEO] 출장갈때 사장은 무조건 비즈니스석?…규정만 제대로 갖춰도 비용 10% 아끼죠

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`기업출장 관리로 年매출 930억원` 김정현 CWT 한국 파트너 사장

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"급히 출장 일정을 바꿔야 하는데 어떻게 하지?" "지난해 우리 회사 출장 경비는 얼마나 되고 줄일 수는 없을까?"

기업 출장을 가다보면 불편한 일이 많다. 보통 기업마다 출장을 전담하는 단골 여행사가 있지만 개인 자유여행처럼 일정 도중에 호텔이나 비행기편을 마음대로 바꾸기가 힘들고, 출장 지역 정보들을 자세히 받기도 힘들다. 비용 관리를 하는 기업 내 출장 관리 부서에서도 불만은 많다. 현재 출장 중인 우리 직원은 어느 지역에 얼마나 되고, 각 부서별 비용은 어떤지, 전년 대비 비용 증감은 어떤지 등 제대로 관리하고 싶지만 자료가 없어 힘들어 할 때가 많다.

출장 관리 전문업체 CWT코리아는 이런 점에서 출장자와 기업들의 고민을 덜어주고 비용을 줄여주는 회사다. 미국 미네소타와 프랑스 파리에 본사를 두고 전 세계 150여 개국에 직원 2만여 명을 보유한 CWT글로벌의 한국지사다. 기업 출장 컨설팅과 관리, 기업 국외 이벤트 등 사업을 주로 한다. `출장 관리 대행 수수료로 얼마나 벌까`라는 생각을 할 수 있지만 최근 비즈타임스와 만난 김정현 CWT 한국 파트너 사장은 "2018년 기준 CWT글로벌 매출은 250억달러(약 29조2000억원), CWT코리아 매출은 930억원에 이른다"고 설명했다. 국내 고객사만 해도 대략 180여 개에 이르며, 대부분 글로벌 회사의 한국법인들이다. 아직까지 국내 업체들은 출장 관리·경비 절감에 대한 인식이 철저하지 못하기 때문이다. CWT코리아 매출이 높다는 것은 결국 고객들이 출장 관련 비용을 많이 지불해야 하는 것을 의미하는 것은 아닐까? 김정현 사장은 "글로벌 기업들은 보통 계약 전 대비 전체 출장 비용을 7% 정도 줄이는 편이며, 한국 기업들은 10% 이상 줄이는 곳이 대부분"이라며 "한국 회사 중에 출장 관리 규정이나 체계 등이 없는 곳이 많기 때문에 이를 만들어 주면서 비용이 더 많이 줄어드는 상황"이라고 설명했다. 예를 들어 A기업 직원들이 비행기를 이용해 출장갈 때 사장·임원은 비즈니스, 이하 직원은 이코노미를 이용한다는 간단한 규정도 없어 이 같은 것들만 제대로 잡아도 비용을 줄일 수 있다는 의미다.

하지만 이 정도 노하우라면 기업이 굳이 출장 관리업체를 고용할 필요는 없다. CWT는 전 세계 자사 네트워크와 고객 물량을 가지고 항공사, 호텔 등과 협상하기 때문에 가격을 인하시킬 수 있다. 또 김 사장은 "기업들과 논의해 출장 계획을 미리 짜서 숙박·항공 예약을 한참 전에 하도록 해 비용 절감을 하기도 한다"고 말했다. 

일반적으로 기업에서 출장을 가면 출장자가 직접 여행사에 전화해 여권 복사본과 카드 번호 등을 알려주고, 몇 번 연락을 주고받으면서 호텔과 비행기 정보 등을 얻게 된다. 하지만 CWT는 고객사별로 따로 마련된 전용 웹사이트인 `myCWT온라인`에서 개인정보를 입력하면 예약시스템과 연동된다. 개인정보는 개인이 직접 확인·관리하기 때문에 보안성 면에서 뛰어나다고 김 사장은 설명한다. 온라인을 통해 개인이 교통수단, 호텔 등에 대한 선호도를 입력하면 해당 기업 규정에 맞춰 서비스를 제공한다. 그는 "출장 관리 업체 중 유일하게 모바일 앱(myCWT 모바일)도 가지고 있고, 이 앱을 통해 출장자가 항공사 체크인, 좌석 지정 등은 물론 항공기 지연·취소, 게이트 변경, 파업, 자연재해, 테러, 신종 바이러스 등 각종 여행 관련 정보를 실시간 알람 서비스로 받을 수 있다"고 말했다. 한마디로 기존 여행사들은 출장가기 전에 준비해주는 것으로 임무를 다하지만 CWT는 출장 기간에도 고객들에게 알람 서비스 등을 통해 지속적으로 정보를 제공하고 있다는 뜻이다. 또 그는 "24시간 내내 고객 응대가 가능한 전화 상담 서비스도 진행 중이라 출장 중 일정 변경이나 급한 일이 발생했을 때 신속한 대응이 가능하다"고 덧붙였다. 이 같은 서비스 때문에 처음 CWT를 이용해본 기업 CEO나 임원들 반응이 아주 좋다고 김 사장은 전한다. CWT코리아의 고객사 유지율과 고객만족도가 각각 98%, 94%라는 점을 감안하면 그의 말이 단순한 자랑만은 아니라는 것을 알 수 있다.

비용에 민감한 CEO나 CFO(최고재무관리자)들 만족도는 특히 높다. 특별히 관리 직원들이 엑셀파일 등을 통해 정리할 필요 없이 CWT 통계관리 프로그램만 확인하면 200여 개에 이르는 다양한 출장 관련 리포트를 실시간으로 확인할 수 있다. 올해 출장 건수, 각 부서별 비용, 항공권과 호텔 평균 이용 단가, 현재 출장 중인 직원들 현황 등 일목요연하게 정리된 내용을 보면 `이런 게 있었나` 하는 생각이 절로 든다. 김 사장은 "기업과 계약을 맺고 나서 1년 후 전체적인 리뷰 컨설팅을 다시 한 번 한다"며 "기업 수요에 따라 장기·단기 비용 절감 계획 등을 함께 협의한다"고 말했다. 그는 이어 "안전과 비용, 투명성 등에 민감한 공공기관들이 특히 이 같은 시스템에 관심이 많다. 현재 한국 공공기관 입찰에 많이 참여하고 있고, 수많은 미국 공공기관들이 CWT 서비스를 이용하고 있다"고 설명했다. 투명성을 중시하는 일본 대그룹들도 기존 그룹 출장 물량을 도맡아 했던 자사 계열 여행사들을 많이 없애고, 자신들은 본업에만 집중하는 상황이라는 말도 덧붙였다.   

김 사장은 한국 기업들은 "출장 규정부터 제대로 만드는 것이 필요하다"고 여러 차례 강조했다.

그는 "글로벌 기업은 3시간 이내 비행거리는 CEO도 이코노미석을 이용하는 등 출장 규정이 매우 엄격한 편이지만 한국은 아예 규정이 없는 곳이 대부분이거나 부장 이상은 비즈니스석 등 느슨한 곳이 많다"며 "출장 규정이 느슨하면 임직원들은 좋겠지만 회사가 경쟁력을 잃어서 문제"라고 말했다. 또 "기업들의 출장 분위기만 봐도 경기 상황을 알 수 있다"면서 "지난해 하반기부터 기업 출장 수요가 줄고 출장 규정도 엄격해지는 것을 보면 글로벌 기업들이 벌써 경기 하강을 준비하고 있다는 느낌"이라고 분위기를 전했다.

한국 내 사업은 출장 외에 기업 이벤트(인센티브 투어, 행사 기획·진행 등) 관련 사업을 점차 늘리고 있지만 일단 추이를 살펴보는 단계다. 김 사장은 "전문성 없이 문어발식으로 종합 여행사를 할 계획은 없고, 기업 고객을 대상으로 한 사업에 집중하며 특히 올해부터는 공공기관으로 확대하는 데 힘쓸 예정"이라고 말했다.

[박준형 기자 pioneer@mk.co.kr]